Die Organisation eines Banketts stellt sowohl für den Gast als auch für den Fachmann eine Herausforderung dar. Daher gilt es im Verkaufsgespräch bestmöglich vorbereitet zu sein und das Bankett gemeinsam detailliert zu planen und am gewünschten Termin durchzuführen. Denken Sie daran: Ein Planungsgespräch für ein Bankett sollte stets ein ausgewogener Dialog zwischen verkaufen und gutem beraten sein. Dabei sollte man als Verkäufer generell die Wünsche des Gastes als auch die Möglichkeiten und Zusatzleistungen des Hauses im Blick behalten.
Bei der Beratung kommt es letztendlich auf den gewünschten Rahmen an – leger oder festlich, eher repräsentativ oder familiär. Ihre Aufgabe ist es sich mit Ihrer Beratungsleistung auf den Kunden einzulassen, je nachdem ob es ein geschäftlicher oder privater Anlass ist – ein runder Geburtstag, eine Hochzeit oder ein Firmenjubiläum. Denn je nach Beweggrund werden unterschiedliche Anforderungen an die Organisation eines Banketts gestellt – ob gesetztes Essen am runden Tisch, ein Empfang mit Häppchen am Stehtisch, ein Buffet oder ein idyllisches Grillfest auf komfortablen Terrassenmöbeln. Zumeist lässt die Art der Veranstaltung auch Rückschlüsse auf den Gästekreis zu, womit Sie wissen, ob vorwiegend Familienangehörige oder Geschäftspartner in Ihrem Hause zu Gast sein werden. Werden es vorwiegend ältere Herrschaften, Damen oder Teenager sein, gilt es für Sie auch die passenden Vorschläge für die Zusammenstellung des Menüs zu offerieren. Aus diesen Punkten ergibt sich oftmals auch die Tageszeit des Banketts, die verschiedenen Erwartungen an die Getränke- und Speisenauswahl sowie den allgemeinen Ablaufplan. In jedem Falle bietet es sich an, dem Veranstalter die möglichen Räumlichkeiten zu zeigen. Denn meist kann ein Laie sich erst danach eine wirkliche Vorstellung und ein Bild von seinem bevorstehenden Bankett in Ihrem Hause machen. So eingestimmt kann das eigentliche Verkaufs- und Planungsgespräch beginnen, dass Sie bestenfalls anhand einer Checkliste führen. Eine solche Liste bietet eine wunderbare Grundlage als Gesprächsleitfaden, sodass Sie keine wichtigen Aspekte der Veranstaltung vergessen in Erfahrung zu bringen.

Checkliste für Planung eines Banketts

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Erstellen Sie also am besten eine strukturierte Checkliste, um ein professionelles Planungsgespräch entlang der Stichworte zu führen. An erster Stelle sollten hier natürlich die persönlichen Angaben, wie Name, Rechnungsadresse, Email und Telefonnummer notiert werden können. Dann geht es weiter zu den allgemeinen Angaben, wo Sie das Datum des Banketts, die Personen- und Kinderanzahl, den Anlass, den bevorzugten Raum und gegebenenfalls den Namen der Veranstaltung eintragen können. Nun können Sie zu den explizit organisatorischen Details kommen, wie zum Beispiel die Anzahl der benötigten Kinderstühle und die generelle Bestuhlungsart sowie die Tischordnung, also ob runde Tische präferiert werden oder Bankettmöbel in einer Tafel- beziehungsweise U-Form. Hierbei sollten Sie auch klären ob ein Tischplan für die Gäste, Tischkärtchen und Menükarten gewünscht werden. Außerdem ist es wichtig in Erfahrung zu bringen, welche Art der Tischwäsche und Servietten von Ihrem Kunden bevorzugt werden. Klären Sie auch unbedingt ab, inwieweit die Blumendekoration von Ihrem Haus oder durch den Gast selbst zusammengestellt wird. Erst im Anschluss an diese Fragen geht es zur Auswahl der Speisen und Getränke, das heißt Sie sollten die Speisenfolge und die Art des Service (als Menü/Buffet/Flying/Live Cooking) besprechen. Dabei ist es ratsam sich nach den benötigten Kinderessen und eventuellen Vegetariern oder Allergikern zu erkundigen. Notieren Sie an diesem Punkt auch die favorisierten Getränke und Weinsorten sowie den zeitlichen Ablaufplan, also wann und wie der Empfang der Gäste stattfinden soll, welcher Aperitif und welche Häppchen gereicht werden sollen und inwiefern den Gästen nach dem Essen Kaffee und Digestifs oder gar ein Mitternachtssnack angeboten werden sollen. Informieren Sie sich auch nach eventuellen Reden und nach der Vorstellung der musikalischen Untermalung – ob live, CD, oder eigene Playlist. Weisen Sie an dieser Stelle unbedingt auf GEMA und Künstlersozialabgaben hin. Als letztes hinterfragt man am besten noch den Bedarf an Garderoben (eventuell mit Marken), Geschenketischen und Blumenvasen. So vorbereitet steht einer perfekten Organisation und Bankettdurchführung fast nichts mehr im Wege!

Was es bei der Planung eines Banketts absolut zu vermeiden gilt

Trotz detaillierter Absprache im Vorgang birgt die Ausrichtung eines Banketts Potential für einige Fehlerquellen, die man aber schon allein mit dem Wissen um sie umgehen kann. An erster Stelle ist hier der schlechte Informationsfluss zwischen den Abteilungen zu nennen. Denn die Weiterleitung von zu wenigen, aber auch von zu vielen Informationen kann ein Dilemma auslösen. Die Folge ist das dann oftmals eine schlechte Personalplanung – entweder stehen zu wenige Mitarbeiter oder zu viele zum falschen Zeitpunkt zur Verfügung. Außerdem kann ein fehlender Überblick über die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten zu parallellaufenden Banketts führen – ein Desaster sondergleichen. Durch eine schlechte Kommunikation kann es auch zu Fehlbeständen beim professionellen Gastro-Mobiliar, Stuhlhussen, Geschirr und Besteck kommen oder es wird für die falsche Personenzahl eingedeckt. Nicht selten schleichen sich auch Fehler auf der Menükarte ein – eine falsche Rechtschreibung oder ein falscher Name oder Datum stellen quasi einen kleinen Supergau bei einem Bankett dar. Also bleiben Sie im Gespräch und überlegen Sie genau, welche Abteilungen wann und worüber informiert werden müssen.