Sie ist eine der wichtigsten Kennzahlen in der Kalkulation bei gastronomischen Unternehmen, aber nicht nur dort. Die Prime Cost, auf Deutsch Selbstkosten, ist die Grundlage der Preiskalkulation in praktisch allen produzierenden oder Dienstleistungen anbietenden Firmen. Doch gerade in der Gastronomie spielt die Prime Cost eine wichtige Rolle, weil sie dem oder der Firmeninhaberin einen Überblick über die Rentabilität ihres Unternehmens verschafft und gleichzeitig erlaubt, anhand der ermittelten Prime Cost an den Stellschrauben zu drehen, die die Kosten sinken lassen, wenn es notwendig erscheint.

Warum die Prime Cost gerade in der Gastronomie eine so hohe Bedeutung besitzt, liegt an der Struktur dieser Branche und an dem, was angeboten wird. Es geht um Lebensmittel, die in der Regel im Unternehmen, dem Restaurant, dem Gasthaus, dem Café oder auch dem Imbiss zubereitet werden, um sie dann dem Gast zu servieren. Die Problematik dabei sind die schwankenden und oft nur schwer abschätzbaren Kosten sowohl im Einkauf der Rohware, sprich Lebensmittel, sowie den Personalkosten. Frische Lebensmittel etwa besitzen je nach Jahreszeit und Nachfrage einen unterschiedlichen Preis. Personalkosten sind gerade in der Gastronomie ein Dauerthema, weil in diesem Segment zu unüblichen Zeiten gearbeitet wird. Das schlägt sich auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter nieder. Während in anderen Branchen die Prime Cost natürlich auch Schwankungen unterliegt, aber meist mit wesentlich geringeren Ausschlägen nach unten oder nach oben, lässt sie sich in der Gastronomie mit einem Monitor vergleichen, auf dem Herzrhythmusstörungen angezeigt werden. Darum sollten Restaurantbetreiber oder einfach Inhaber gastronomischer Betriebe die Selbstkosten mindestens einmal pro Monat ermitteln, um den Überblick zu behalten.

 

Wie stellt sich die Prime Cost dar?

Die Grundlagen zur Ermittlung sind einmal der Wareneinkauf, die Inventur und dann noch die Personalkosten. Der Zeitraum von einem Monat zur Feststellung der Prime Cost ist eigentlich ideal, weil sich heute die meisten Zahlungs-, Kalkulations- und Abrechnungsziele auf diesen Zeitraum beziehen. Theoretisch kann die Prime Cost aber auch wöchentlich oder sogar täglich ermittelt werden.

• Wareneinkauf
• Inventur
• Personalkosten

Der Begriff Inventur schreckt vermutlich viele, weil es normalerweise die Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem Stichtag hin darstellt. In Bezug auf die Ermittlung der Selbstkosten handelt es sich jedoch nur um die Bestandsaufnahme des Wareneinkaufs des Vormonats oder der Vorwoche, weshalb Monats- oder Wochenübersicht des vorangegangenen Wareneinkaufs der genauere Begriff wären. Der Einfachheit halber bleiben wir aber bei dem Begriff Inventur. Um hier aber auch saubere Zahlen zu erhalten, ist es notwendig, alle Wareneinkäufe korrekt zu verbuchen. Im Idealfall wurden alle Wareneinkäufe bei einem Großhändler wie etwa Metro durchgeführt, womit die Verbuchung völlig unproblematisch ist, zumal der oder die Gastronomin hierüber auch den Vorsteuerabzug geltend macht. Viele Gastronomen nutzen jedoch nicht nur eine Einkaufsquelle. Es ist wichtig, alle Warenkosten genau festzuhalten, um in der Prime Cost korrekte Zahlen zu erhalten. Eine Buchhaltungssoftware kann hier helfen, es kann aber auch eine einfache Excell-Tabelle sein. Das hängt natürlich von der Rechtsform des jeweiligen Betriebes und des Umsatzes ab.

Der zweite wichtige Punkt sind die Lohnkosten, die im Berechnungszeitraum der Prime Cost anfallen. Dazu gehören nicht allein das ausgezahlte Gehalt, sondern ebenso Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge an Berufsgenossenschaften und anteilsmäßiges Urlaubsgeld. Die Personalkosten bei der Ermittlung der Selbstkosten beziehen sich jedoch nur auf tatsächlich mitarbeitendes Personal. Das Gehalt eines Geschäftsführers etwa, der nicht aktiv im Betrieb, zum Beispiel im Service oder der Küche, mitarbeitet, hat in der Kalkulation nichts verloren.

 

Wie sieht eine Kalkulation zur Prime Cost nun aus?

Um die Prime Cost zu ermitteln, bedarf es der Übersicht zweier Monate, des vorangegangenen und des aktuellen Monats, weshalb die Kalkulation zur Prime Cost am Ende des laufenden Monats stattfinden sollte. Als Stichtag kann zum Beispiel der 30. jeden Monats gewählt werden.

 

Die erste Zahl ist der Wert der Vormonatsinventur, also das was am 30. des vorangegangenen Monats an Warenbestand wertmäßig noch vorhanden war. Zu diesem Wert wird der Wareneinkauf des aktuellen Monats hinzugezählt und der aktuelle Inventurenwert abgezogen, ein Beispiel:

 

Am 30. Juni betrug der Warenwert 26.000 Euro

Im Monat Juli wurden für 65.000 Euro Waren eingekauft

Zum 30. Juli betrug der Warenwert 34.000 Euro

 

26.000 + 65.000 – 34.000 = 57.000

 

Zu diesen 57.000 Euro kommen nun noch die Personalkosten des Monats Juli hinzu, auch hier eine beispielhafte Zahl, etwa 18.000 Euro

 

57.000 + 18.000 = 75.000 Euro

 

Dieser Betrag von 75.000 wird nun durch den Nettoumsatz des Monats Juli geteilt, wiederum angenommene 145.000 Euro

 

75.000 / 145.000 = 0,517 oder 51,7 %

 

In diesem Beispiel beträgt die Prime Cost 51,7 %. Das ist in der Gastronomie eine durchaus realistische Zahl. Ob sie jedoch auch tragfähig ist, hängt von den weiteren Kosten ab, wie etwa Miete und Strom. Der oder die Pächterin eines gastronomischen Betriebes steht üblicherweise höheren monatlichen Fixkosten gegenüber als ein Eigentümer.

Die ermittelte Prime Cost stellt nun den Leitfaden dar, um die Kosten zu senken, wenn es angebracht erscheint. Übersteigt die Prime Cost die 60 % Marke, so ist das ein Anzeichen, das entweder Waren zu teuer eingekauft werden, die Personalkosten zu hoch sind oder beides der Fall ist. Es kann aber auch ein Zeichen sein, das die Nettoverkaufspreise zu niedrig kalkuliert sind. Eine Faustregel in der Gastronomie ist der 100 % Aufschlag bei der Kalkulation der Verkaufspreise auf Lohnkosten und Einkaufspreise, wobei dies natürlich ein gemittelter Wert ist. So übersteigen etwa Getränke die 100 % Marke meist deutlich, während Speisen oft darunter bleiben.

 

Die regelmäßig ermittelte Prime Cost gibt dem oder der Gastronomin einen Hinweis darauf, wie es zahlenmäßig im Betrieb aussieht und ob die eine oder andere Stellschraube des Betriebs einer Verstellung bedarf.